Automatisierte Buchhaltung und Buchungskreiszuordnung

Was ist eigentlich ein Buchungskreis?

SAP definiert den Buchungskreis wie folgt:

„Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann.“ *)

Größere Unternehmen bzw. Unternehmensgruppen verfügen über mehrere Betriebsstätten oder Marken, die aus Sicht der Buchhaltung durch eigene Buchungskreise abgebildet werden.

Bei einer zentralen, digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen  stellt dabei die Qualität der Zuordnung eines Belegs oder Rechnung zum richtigen Buchungskreis einen grundlegenden Aspekt für den Erfolg einer automatisierten Buchhaltung in dieser Form dar.

Im einfachen Fall werden Buchungskreise in der Praxis oftmals durch den Eingang (E-Mail-Adresse, Scanner, etc.) definiert. Führt dies nicht zum gewünschten Ergebnis, ist man meist auf bestimmte Angaben auf der Rechnung angewiesen. Eigene Codes oder Schlüssel für Abteilungen, Dienststellen, Betriebsstätten bis hin zu Baustellen im Baugewerbe geben dann den entscheidenden Hinweis. 

Was ist bei der Buchungskreiszuordnung die Herausforderung?

Aus technischer Sicht bedeutet das, dass man diese Schlüssel automatisiert auf dem Beleg erkennen und extrahieren muss. Diese Merkmale sind nicht Teil eines Rechnungsstandards und der Buchungskreis wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich identifiziert. Die Schreibweisen dieser Schlüssel sind nicht normiert und daher gibt es oftmals unzählige "unscharfe" Ausprägungen. Und an dieser Stelle kommt der schwierige Teil: Die Software muss die verschiedenen Schreibweisen von Dienststellen, Magistratsabteilungen, Betriebsstätten, Adressen, etc. richtig interpretieren können. Nur wenn diese Daten richtig interpretiert werden, kann eine korrekte Zuordnung zum Buchungskreis erfolgen.

Dabei ist es entscheidend, dass man bei einem Proof of Concept (PoC) bzw. der Auswahl der Extraktionssoftware den eigenen Mechanismus kennt. Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, dass die Extraktionssoftware oder der Cloud Service die firmeneigenen Buchungskreis-Merkmale ohne hohen Wartungsaufwand, unmittelbar und mit hoher Qualität  (!) erkennen kann.

Worauf sollten sie achten?

Wenn Sie bestimmte Rechnungsmerkmale für die automatisierte Identifikation des richtigen Buchungskreises benötigen, beachten Sie bei der Auswahl der Testrechnungen ihres PoC, dass die Vielfältigkeit der verschiedenen Schreibweisen der Merkmale entsprechend abgebildet ist. Somit wird das Ergebnis des PoC basierend auf einem repräsentativen Set an Testrechnungen eine klare Indikation der zu erwartenden Automatisierungsrate für die Buchungskreise ergeben - und böse Überraschungen bleiben aus. Lassen sie sich von ihrem Anbieter im Detail erklären wie dieser mit "unscharfen" Begriffen umgeht und hinterfragen sie den Konfigurationsaufwand.

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