Die ideale Lösung besteht aus Sicht der Unternehmen darin, dass sie einen zentralen Empfangsort (Übergabepunkt) haben, an dem alle Formate und Dokumente verarbeitet werden können, ohne dass der Unterschied in der Behandlung von Rechnungsformaten oder Anlagen eine Rolle spielt. Das kann das E-Mail-Postfach, aber auch jedes andere Kommunikationsnetzwerk sein.

BLU DELTA macht in den Formaten keinen Unterschied.

Egal, welches Format, egal, ob  XRechnung oder ZUGFeRD oder rechnungsbegründende Dokumente – BLU DELTA kann alles verarbeiten. Unternehmen sollten sich nicht mit der Verwaltung technischer Details aufhalten, sondern auf Lösungen vertrauen, die den gesamten Prozess abdecken. Mit BLU DELTA müssen Sie sich nicht mehr um Formate oder komplexe Prozesse kümmern, sondern können sich darauf verlassen, dass jedes Dokument

• erkannt
• klassifiziert
• integriert und
• verarbeitet

wird.

Die E-Rechnungsverpflichtung: ist mehr als nur ein Formatwechsel

Seit November 2023 bereitete die bevorstehende Ratifizierung der E-Rechnungsverpflichtung durch den Bundesrat die deutsche Unternehmenslandschaft intensiv auf eine tiefgreifende Änderung vor. Ab Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung, zunächst empfangend, später auch sendend im B2B-Bereich zur Pflicht, was viele Unternehmen zum Handeln zwingt.

Dabei zeigt sich schnell: Die Herausforderung liegt nicht nur darin, sich auf das richtige Format festzulegen – sei es XRechnung oder ZUGFeRD – sondern in der Automatisierung ganzer Prozesse. Ausnahmslos alle Unternehmen, die sich darauf derzeit vorbereiten und mit denen wir zum Thema E-Rechnung in diesem Jahr gesprochen haben, bestätigen uns das.

Über die Wahl des richtigen Formats hinaus

Ein zentraler Punkt bei der Einführung der E-Rechnung ist die Wahl des geeigneten Formats. Unternehmen müssen nicht nur sicherstellen, dass sie die vom Gesetzgeber geforderten Standards wie die EN 16931 einhalten, sondern auch flexibel genug sind, um verschiedene Formate, die im internationalen Geschäftsverkehr gefordert werden, verarbeiten zu können. Viele Unternehmen setzen auf XRechnung oder ZUGFeRD, doch es gibt weitere Optionen. Hierbei ist es wichtig, dass ERP- und Buchhaltungssysteme entsprechend angepasst werden, um alle Formate korrekt zu verarbeiten.

Die tiefgreifende Veränderung von Prozessen

Die E-Rechnung betrifft jedoch weit mehr als nur das Rechnungsformat. Viele Unternehmen erkennen erst nach und nach, dass die Einführung der E-Rechnung tief in ihre internen Prozesse eingreift. Von der Prüfung bestehender ERP-Systeme über die Analyse der gesamten rechnungslegenden Prozesse bis hin zur Integration von automatisierten Lösungen – die Anpassung an die neuen Anforderungen stellt eine große Herausforderung dar.

Die Rolle rechnungsbegründender Unterlagen

Ein Aspekt, der zunehmend in den Fokus rückt, ist die Bedeutung rechnungsbegründender Unterlagen. Während die reine Verarbeitung der E-Rechnung eine wichtige Rolle spielt, gewinnt die Automatisierung und Digitalisierung von Dokumenten, die im Zusammenhang mit der Rechnung stehen, immer mehr an Bedeutung. Das können Dokumente wie Lieferscheine, Leistungs-nachweise, Schadensfallunterlagen, Bestellungen oder sogar Verträge umfassen, die es ermöglichen, die gesamte Lieferkette digital und transparent abzubilden. Ein Unternehmen, das sich auf die Verarbeitung von Rechnungen spezialisiert hat, sollte in der Lage sein, nicht nur E-Rechnungen, sondern auch alle begleitenden Dokumente zu verarbeiten.

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist aber nicht nur Verpflichtung und Herausforderung, sondern bietet den Unternehmen auch Chancen. Wer frühzeitig die notwendigen Schritte einleitet und seine Systeme anpasst, kann langfristig von optimierten Prozessen und einer gesteigerten Effizienz profitieren. Durch die Automatisierung von rechnungsbasierten Prozessen werden nicht nur Fehler vermieden, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Rechnungswesen erhöht, was für die Compliance und das interne Kontrollsystem von zentraler Bedeutung ist. Dunkelbuchung – jahrzehntelang angestrebt – bleibt jetzt nicht Zauberwort, sondern wird Wirklichkeit in der Praxis.

KI als wichtiger Baustein für die automatisierte Dunkelbuchung

Um das Potenzial der XRechnung voll auszuschöpfen, sind intelligente Systeme erforderlich, die diese Daten, ihre Zusammenhänge und die zugehörigen Prozesse verstehen. Künstliche Intelligenz, große Sprachmodelle und KI-Agenten bilden die Grundlage, um diesen neuen Herausforderungen gerecht zu werden. Der BLU DELTA Service integriert diese innovativen Technologien und ermöglicht die Einbindung des spezifischen Unternehmenskontexts.

Die BLU DELTA KI versteht Dokumente und kann dieses Verständnis in Kombination mit dem unternehmensspezifischen Kontext in automatisierte Prozessschritte umsetzen.

Fazit: Mehr als nur Rechnungsformate

Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als eine technische Herausforderung. Sie ermöglicht eine grundlegende Verbesserung der Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Das Versprechen "Wir können alle Formate" bedeutet heute neben der technischen Verarbeitung von XRechnung oder ZUGFeRD auch die Einbindung aller relevanten und rechnungsbegründenden Dokumente.

Unternehmen, die diese Umstellung frühzeitig und strategisch angehen, sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile und stellen die Weichen für eine effiziente und automatisierte Zukunft im Bereich von Finanz- und Verwaltungsprozessen.