Automatisierter Rechnungsworkflow für [accantum]-DMS

Die Accantum GmbH bietet ihren Kund*innen verschiedenste Dokumenten- und Workflowmanagement-Software (WMS) sowie Cloud-Services an. Um die angebotenen Produkte insbesondere in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen effizienter zu gestalten hat Accantum die BLU DELTA-KI von Blumatix  in ihren Rechnungsworkflow integriert.

Verbesserter Workflow dank automatisierter Rechnungserfassung

Der entscheidende Vorteil für die Kund*innen von Accantum ist, dass sie die Verarbeitung der Rechnungen durch Buchhaltung beziehungsweise Rechnungswesen mit nur einem einzigen Tool, nämlich dem Accantum-WMS, vollständig automatisieren können. Und das sozusagen über Nacht.

Seit der nahtlosen Integration der BLU DELTA-KI von Blumatix ist der Anteil der Belege, die vom WMS automatisch erfasst werde können, signifikant angestiegen.  Die Kund*innen von Accantum müssen Belege nun nur mehr in Ausnahmefällen manuell eingeben, was nicht nur Zeit spart, sondern auch potenzielle Fehler minimiert.

So funktioniert der durch die BLU DELTA KI automatisierte Rechnungsworkflow mit Accantum

Mit dem Accantum Workflow-Management-System werden Rechnungen, die bestimmten Kriterien entsprechen, automatisch an die KI-Belegerkennung übertragen. Die KI liest dann die benötigten Rechnungsdaten automatisch aus und überträgt sie in maschinenlesbarer Form wieder zurück an das WMS. Im nächsten Schritt werden die Rechnungsdaten mit den im System gespeicherten Bestell- oder Stammdaten abgeglichen.

Österreichs größtes Designunternehmen nutzt das WMS von Accantum und hat sich im Zuge der Einführung der digitalen Rechnungsprüfung zur Integration der KI-Belegerkennung von BLU DELTA in das Dokumentenmanagement entschieden. Dies bringt einen unschätzbaren Mehrwert für den Betrieb: Durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen im WMS von Accantum und vor allem der hervorragenden Erkennungsraten der KI wird der manuelle Arbeitsaufwand diesbezüglich auf ein Minimum reduziert. So kommt es zu weniger Fehlern und außerdem wird Zeit gespart.

Im Detail sieht der Arbeitsablauf so aus:

• Die Software von Accantum erfasst und analysiert alle eingehenden Rechnungen. Diejenigen, für die es eine entsprechende Vorlage gibt, werden direkt vom Capture verarbeitet, alle übrigen Belege werden für die weitere Analyse durch die KI an Blumatix weitergeleitet.
• Die eingehenden Belege, egal ob in PDF- oder Bildformat, werden dann von der BLU DELTA KI analysiert. Bei eingehenden Belegen mit guter Bildqualität ist unsere Künstliche Intelligenz dazu in der Lage, die relevanten Informationen wie Name, Adresse und UID-Nummer des Lieferunternehmens sowie den zu zahlenden Preis auszulesen und in eine maschinenlesbare Form umzuwandeln. Diese Daten werden dann wieder an Accantum übertragen, wo sie im DMS weiterverarbeitet und aufbereitet werden.

Viele Vorteile durch die Integration von Künstlicher Intelligenz in Ihren Rechnungsworkflow

Am obigen Beispiel wird klar, welchen Mehrwert eine automatisierte Rechnungserkennung mithilfe Künstlicher Intelligenz bieten kann. Vorlagen und andere regelbasierte Lösungen funktionieren immer nur nach einem bestimmten Schema, das Sie unter Umständen häufig und oft kompliziert manuell anpassen müssen. Künstliche Intelligenz hingegen bietet den entscheidenden Vorteil, dass sie mit jeder verarbeiteten Rechnung lernt und dazu in der Lage ist, das Dokument nach der gesuchten Information „abzusuchen“.

So müssen Sie die ausgelesenen Daten am Ende nur noch überprüfen und Ihr manueller Arbeitsaufwand wird auf ein absolutes Minimum reduziert. In vielen Fällen wird die automatisierte Rechnungsverarbeitung erst durch die Integration einer KI wie der BLU DELTA von Blumatix wirklich effizient.

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